İFM, TÜYAP ve Harbiye aynı varış noktası değildir
İstanbul Fuar Merkezi’nin resmî iletişim sayfası Yeşilköy konumunu belirtir. TÜYAP’ın resmî ulaşım açıklamalarında Beylikdüzü bağlantısı yer alır. İstanbul Kongre Merkezi’nin ulaşım sayfası ise Harbiye’ye yönlendirir. Talepte yalnızca ‘fuar merkezi’ yazmak yerine tesisin tam adını ve etkinliğin adını kullanın. Bu üç seçenek için aynı alış saatini veya güzergâhı otomatik olarak uygun kabul etmeyin.
Etkinlik davetiyesindeki salon veya hol, kullanılacak giriş ve ziyaretçi kabul saatini kontrol edin. Tesisin genel adresi ile o gün size bildirilen giriş aynı bilgiyi vermeyebilir. Stant kurulumu için gelen ekip ile ziyaretçiler farklı saatlerde hareket edebilir; araçla bırakılabilecek nokta organizatörün güncel yönlendirmesiyle teyit edilmelidir. Bu yazı belirli bir kapıda araç bekleme veya giriş izni vaat etmez.
Transfer mi, günlük tahsis mi?
Sabah otelden fuara gidip akşam başka bir araçla dönmek sizin için uygunsa iki ayrı transfer isteyin. Araç gün içinde ekip ziyaretleri, toplantılar veya başka adresler için kullanılacaksa saatlik ya da günlük tahsis ihtiyacını belirtin. Yalnızca ‘günlük Vito’ demek, şoförün etkinlik boyunca belirli bir kapıda bekleyeceği anlamına gelmez.
Aşağıdaki karar tablosunu başlangıç olarak kullanabilirsiniz. Her seçenek için kapsam, dahil saat veya kilometre, bekleme ve plan değişikliği teklifte netleşir. Araç etkinlik süresince kullanılmayacaksa ihtiyacınızı olduğundan büyük bir programa çevirmek yerine gerçek yolculukları ayrı anlatın.
| Program | Talepte belirtilecek düzen | Ayrıca netleştirilecek bilgi |
|---|---|---|
| Otelden fuara tek gidiş | Bir yerden bir yere transfer | Tesis, giriş ve hazır olma saati |
| Sabah gidiş, akşam otele dönüş | İki ayrı yolculuk | Dönüş saati ve buluşma noktası |
| Fuar, toplantı ve akşam yemeği | Saatlik veya günlük tahsis | Durak sırası, bekleme, bitiş sınırı |
| Farklı saatlerde gelen iki ekip | Her grup için ayrı program | Saat çakışması ve araç ihtiyacı |
Örnek: otel, fuar ve toplantıdan oluşan bir gün
Beş kişilik bir ekibin Taksim’deki otelden İstanbul Fuar Merkezi’ne, ardından başka bir adresteki toplantıya ve son olarak otele döneceğini düşünelim. Bu bir planlama örneğidir; yolculuk süresi, müsaitlik veya ücret taahhüdü içermez. Talepte etkinliğe hazır bulunmak istediğiniz saati ve otelde hazır olma beklentinizi ayrı yazın. Hareket saati rota ve günün koşulları değerlendirilerek netleştirilsin.
Fuar sonrası toplantıya gidecek kişi sayısı değişiyorsa bunu da ekleyin. İki kişi fuardan doğrudan havalimanına dönecekse aynı aracı eş zamanlı iki farklı yolculuk için planlamayın. Toplantıya devam eden ekibin programı ile uçuşu olan kişilerin transferini ayrı satırlarda paylaşın. Uygun araç sayısı ve sıralama bu bilgilerle değerlendirilebilir.
- Tarih ve ilk alış: otelin tam adı, adresi ve hazır olma saati.
- Etkinlik: merkez, fuar veya kongre adı, salon/hol ve bildirilen giriş.
- Sonraki durak: toplantı adresi, randevu saati ve katılacak kişiler.
- Dönüş: son adres, beklenen bitiş ve varsa ayrı havalimanı yolculuğu.
- İletişim: değişiklikleri tek mesajda aktaracak ekip sorumlusu.
Yolcu, valiz ve fuar ekipmanını birlikte değerlendirin
Standart şoförlü Vito seçeneklerimiz 7–8, VIP seçeneklerimiz 4–6 yolcu kapasitelidir; sayılar sürücü hariçtir. VIP seçenekte deri koltuk, buzdolabı ve masa bulunur. Bunlar kategori bilgileridir. Kesin koltuk düzeni, araç müsaitliği ve eşyaların uygunluğu teklif edilen araç için ayrıca teyit edilir.
Broşür kolileri, sunum ekipmanı ve valizleri yalnızca ‘bagaj var’ diyerek belirtmeyin. Adet ve yaklaşık ölçülerini paylaşın; fuar çıkışında eklenecek eşyaları da hesaba katın. Vito yolcu ulaşımı talebi, standın bütün malzemelerinin taşınabileceği garantisi değildir. Büyük ekipmanın yolcularla birlikte uygun yerleştirilip yerleştirilemeyeceği önceden değerlendirilmelidir.
Uçuş bağlantısını ve dönüşü son güne bırakmayın
Ekip İstanbul Havalimanı’ndan (IST) veya Sabiha Gökçen’den (SAW) gelecekse havalimanını, uçuş numarasını, varış tarihini ve ilk adresi belirtin. Aynı gün fuara geçilecek olması, iniş saatiyle etkinlik giriş saatinin aynı kabul edilebileceği anlamına gelmez. Bagaj işlemleri ve buluşma için gereken süreyi programın parçası olarak konuşun.
Dönüş uçuşu olan kişilerin fuardan ayrılmak istediği saati, bagajın otelde mi araçta mı olacağını ve otele uğrama ihtiyacını ayrı netleştirin. Fuarın ilan edilen kapanış saati ekibin araçta hazır olacağı saat değildir. Son toplantı uzarsa hangi yolculuğun değişeceğini ekip sorumlusu bildirsin; yeni kapsam işletmeyle teyit edilsin.
Fiyatı aynı program üzerinden karşılaştırın
Teklif isterken tarih, duraklar, süre, bekleme ve araç tercihini aynı metinde toplayın. Geçiş, otopark, vergi, ek durak ve uzayan kullanımın kapsamını kontrol edin. Sayısal tarife ilan edilmediği için bu yazıdan fuar transferi fiyatı çıkarılamaz; programınız için güncel teklif isteyin.
İki günlük katılımda ilk günün programını ikinci günün kopyası saymayın. Bir gün yalnız otel–fuar transferi, diğer gün fuar sonrası müşteri ziyareti olabilir. Her gün için değişen yolcu sayısını ve son adresi yazın. Rezervasyonun kapsamı karşılıklı teyitle kesinleşir; formun WhatsApp mesajını açması tek başına araç rezervasyonu oluşturmaz.
Sık sorulan sorular
Fuar boyunca araç beklemek zorunda mı?
Hayır. İki ayrı transfer veya program boyunca tahsis talep edebilirsiniz. Beklemenin yeri, süresi ve ücrete nasıl yansıyacağı yazılı teklifte netleştirilir.
Fuar standı malzemelerini Vito ile taşıyabilir miyiz?
Adet ve ölçüleri önceden paylaşın. Yolcu, valiz ve ekipman uygunluğu araç bazında değerlendirilir; büyük malzemenin taşınabileceği otomatik olarak varsayılmamalıdır.
Bir ekip fuara, diğeri havalimanına gidecekse ne yazmalıyız?
Her grubun tarih, saat, alış, varış, yolcu ve bagaj bilgisini ayrı belirtin. Çakışan saatlerde tek araçla iki yolculuk yapılabileceğini varsaymadan teklif isteyin.